Chez Saegis, nous comprenons l’importance de la protection de la vie privée et des renseignements personnels. Saegis1 accorde une valeur primordiale à la protection de la vie privée et à la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés, et s’efforce de respecter toutes les exigences légales et réglementaires.

La présente politique est également conforme aux exigences de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) afin de garantir qu’un consentement approprié a été obtenu avant l’envoi de communications électroniques visées par la LCAP et que les mécanismes de désabonnement requis sont facilement accessibles.

Cette politique de protection de la vie privée régit les renseignements personnels recueillis par Saegis auprès des personnes ou à leur sujet. Comme le précise la présente politique, Saegis recueille, utilise et divulgue des informations dans le but de fournir divers services à ses clients. En outre, Saegis recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels, y compris les coordonnées électroniques, pour des raisons qui sont conformes à ces objectifs, ou comme le permet ou l’exige la loi. Les renseignements personnels sont conservés en toute sécurité et aussi longtemps que nécessaire pour atteindre leur objectif. Sauf dans des circonstances limitées, vous avez le droit d’accéder aux informations recueillies à votre sujet, dans un délai raisonnable, conformément à la législation en vigueur.

Saegis examinera et révisera périodiquement ses pratiques en matière de confidentialité et la présente politique de protection de la vie privée. Les changements apportés à cette politique s’appliqueront aux informations recueillies à compter de la date de la révision de la politique, ainsi qu’aux informations existantes détenues par Saegis au moment de la modification. Les mises à jour de cette politique seront publiées sur notre site Web. Si vous avez des questions ou des préoccupations, vous pouvez contacter l’agent de protection de la vie privée de Saegis.

Les renseignements personnels recueillis par le biais du site Web de Saegis sont assujettis à la Déclaration de confidentialité de Saegis qui est incorporée par renvoi dans le cadre de la présente politique.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Saegis recueille des renseignements personnels pour remplir le mandat de Saegis, qui comprend :

  • inscrire les clients et traiter les paiements pour les programmes de Saegis
  • communiquer avec les clients
  • répondre aux demandes de renseignements et aux requêtes des clients
  • assurer la prestation des programmes de Saegis
  • élaborer et fournir des solutions liées à la pratique
  • mener des sondages sur ses services, offrir des programmes de formation et d’autres solutions pour la pratique
  • fournir des informations sur les services offerts par Saegis
  • répondre aux demandes de personnes qui ne sont pas des clients de Saegis
  • promouvoir les programmes de Saegis auprès des membres de l’Association canadienne de protection médicale (ACPM)
  • respecter les exigences légales et réglementaires.

Les renseignements personnels sont généralement recueillis directement auprès de la personne ou fournis à Saegis par sa société mère, l’Association canadienne de protection médicale (ACPM). L’utilisation des renseignements personnels par Saegis est limitée à ces fins ou est conforme à celles-ci.

Saegis peut recevoir des renseignements personnels de l’ACPM, tels que votre adresse postale, vos coordonnées et vos informations démographiques, afin de vous offrir des services particuliers qui pourraient vous être utiles. Saegis peut également recevoir des informations de l’ACPM pour confirmer votre adhésion à l’ACPM ou pour mettre à jour vos coordonnées. Par exemple, si vous êtes membre de l’ACPM et client de Saegis, lorsque vous informez l’ACPM d’un changement d’adresse, cette information peut être modifiée pour les deux organisations. Saegis ne recueille aucun renseignement de l’ACPM concernant les informations médicolégales personnelles des membres sans leur consentement.

Nous considérons que les « renseignements personnels » sont des informations, conservées sous quelque forme que ce soit, sur une personne identifiée ou une personne dont l’identité peut être déduite ou déterminée à partir de ces informations. Lorsque vous fournissez des renseignements personnels, vous acceptez et consentez à ce que Saegis puisse recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels conformément à la présente politique de protection de la vie privée. Saegis ne vend, ne négocie, ne troque, n’échange ou ne divulgue aucun renseignement personnel à titre onéreux. Vous êtes libre de retirer votre consentement. Toutefois, si vous choisissez de ne pas nous donner votre consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure de vous offrir les services demandés.

Dans la mesure où toute communication de Saegis est considérée comme un « message électronique commercial » en vertu de la LCAP, le message ne sera envoyé que si le consentement approprié a été obtenu et si le mécanisme de désabonnement requis est facilement accessible. Le terme « message électronique commercial » est défini dans la LCAP comme un message électronique (p. ex., un courriel, un message instantané, un message texte) qui comporte une offre d’achat, de vente, de troc ou de louage d’un produit, d’un bien ou d’un service ; offre une possibilité d’affaires ; ou annonce ou fait la promotion de l’un de ces éléments. Vous êtes libre à tout moment de vous désabonner pour ne plus recevoir les messages commerciaux de Saegis.

Pour obtenir plus d’informations sur la manière dont Saegis recueille des renseignements par le biais de notre site Web, veuillez consulter notre Déclaration de confidentialité.

Divulgation de vos renseignements personnels

Saegis ne divulguera généralement vos renseignements personnels qu’à des fins conformes à la présente politique de protection de la vie privée.

Divulgation d’informations sans consentement

Dans certaines circonstances, Saegis peut divulguer des renseignements personnels sans consentement. Ces circonstances incluent les cas où Saegis :

  • est autorisé ou obligé par la loi, par une ordonnance ou un tribunal de le faire
  • estime, pour des motifs raisonnables, qu’il est nécessaire de protéger la sécurité d’une personne ou d’un groupe identifiable
  • estime que c’est nécessaire pour établir ou percevoir des redevances
  • estime que c’est nécessaire pour nous permettre de fournir des services approuvés, de poursuivre ou d’examiner les recours disponibles (y compris les recours juridiques par le biais d’une procédure civile ou pénale), ou de limiter les dommages que nous pouvons ou sommes susceptibles de subir
  • estime que les informations sont publiques.

Lorsqu’il est obligé ou autorisé à divulguer des renseignements sans consentement, Saegis ne divulguera pas plus d’informations que nécessaire.

Saegis ne divulguera des renseignements personnels sur ses anciens clients que conformément à la présente politique de protection de la vie privée. Saegis se réserve le droit d’utiliser des informations non identifiables de toute manière éthique qu’il juge appropriée.

Exactitude et conservation

Saegis s’efforce de s’assurer que toute information personnelle en sa possession est exacte, à jour et complète. Saegis conserve généralement les renseignements personnels aussi longtemps qu’il estime qu’ils sont nécessaires pour atteindre l’objectif pour lequel ils ont été recueillis.

Protection des renseignements personnels

Saegis s’efforce de maintenir une sécurité physique, procédurale et technique adéquate en ce qui concerne ses bureaux et ses capacités de stockage d’informations afin d’éviter la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, la divulgation ou la modification des renseignements personnels. Cet engagement s’applique également à l’élimination ou à la destruction des renseignements personnels.

Dans le cadre de ces précautions, nous limitons l’accès aux renseignements personnels à nos employés et, en vertu des ententes de confidentialité appropriées, aux prestataires de services externes qui ont besoin de connaître ces informations pour que Saegis puisse fournir ses services. Saegis considère l’utilisation abusive de renseignements personnels par ses employés comme une infraction grave pouvant faire l’objet de mesures disciplinaires. Saegis est également prêt à prendre toutes les mesures appropriées pour faire respecter les dispositions des ententes de confidentialité conclues avec des parties externes.

Saegis peut faire appel à des prestataires de services situés aux États-Unis et dans d’autres pays. Certains renseignements personnels recueillis par Saegis peuvent donc être conservés dans des pays autres que le Canada où les lois sur la protection de la vie privée peuvent offrir des niveaux de protection différents de ceux du Canada, et où les renseignements personnels peuvent être accessibles et divulgués à des organismes d’application de la loi dans ces pays.

Nous vérifions nos procédures et nos mesures de sécurité, le cas échéant, pour nous assurer qu’elles restent efficaces et raisonnables. Nous prenons des mesures raisonnables pour confirmer que les prestataires de services respectent les normes acceptées en matière de sécurité de l’information.

Vos responsabilités

La sécurité de vos informations dépend également de vous. Lorsque nous vous donnons (ou que vous choisissez) un mot de passe pour accéder à certains de nos services, vous êtes responsable de choisir un mot de passe unique et de garder ce mot de passe confidentiel.

Bien que nous prenions la sécurité de vos renseignements personnels très au sérieux et que nous appliquions un programme de protection de la vie privée rigoureux, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de vos informations. Vous nous les fournissez donc à vos propres risques. Vous devez prendre certaines précautions pour optimiser la sécurité de vos informations. Par exemple, vous devriez régulièrement faire les mises à jour de sécurité, d’application et de système avec votre navigateur et le logiciel de votre système d’exploitation, et protéger vos ordinateurs avec des logiciels antivirus et des pare-feu à jour.

Accès à vos renseignements personnels

Saegis s’efforce de vous donner accès à vos renseignements personnels conformément aux lois applicables. Toutefois, Saegis peut refuser de vous donner accès à vos renseignements personnels conformément à la législation en vigueur. Nous fournirons les informations contenues dans nos dossiers sous une forme facile à comprendre et nous nous efforcerons aussi d’offrir des explications pour toute abréviation ou tout code utilisés. Dans la mesure du possible, Saegis vous fournira également une liste des organisations qui pourraient avoir reçu ces informations.

Nous pouvons facturer un coût raisonnable (p. ex., des frais de photocopies ou de courrier) à la personne qui a fait la demande.

Saegis se réserve le droit de refuser de vous donner accès à vos renseignements personnels lorsque les informations demandées :

  • divulgueraient des renseignements personnels concernant un tiers
  • révéleraient des informations commerciales confidentielles
  • pourraient raisonnablement causer un préjudice grave à une personne
  • pourraient nuire ou entraver les activités des forces de l’ordre et d’autres fonctions d’enquête ou de réglementation d’un organisme autorisé par la loi à exercer de telles fonctions
  • ont été générées au cours d’une procédure formelle de résolution d’un litige
  • sont assujetties au secret professionnel de l’avocat, au privilège relatif à un litige, ou à une obligation professionnelle
  • ne sont pas facilement récupérables, et la charge ou le coût de la fourniture serait disproportionné par rapport à la nature ou la valeur des informations
  • n’existent pas, ne sont pas conservées ou ne peuvent pas être trouvées par Saegis
  • tout autre motif prévu par la législation applicable
  • comme la loi le permet.

Lorsque les informations ne peuvent pas être divulguées, la personne qui en a fait la demande sera informée des raisons de la non-divulgation.

Saegis ne répondra pas aux demandes d’accès répétitives ou abusives et, ce faisant, tiendra compte de facteurs tels que la fréquence à laquelle les informations sont mises à jour, le but de leur utilisation et la nature des renseignements. Afin de se prémunir contre les demandes d’accès frauduleuses, Saegis peut exiger des informations suffisantes pour lui permettre de confirmer l’identité de la personne qui fait la demande avant d’accorder l’accès ou d’apporter des corrections.

Résolution de vos préoccupations en matière de protection de la vie privée

Si vous avez des questions concernant la collecte, l’utilisation, la divulgation ou l’accès à vos renseignements personnels par Saegis, ou concernant les procédures de la LCAP de Saegis, veuillez nous contacter à :

Téléphone : 1-833-435-9979 ou 613-729-3839

Adresse : 865, avenue Carling, bureau 110, Ottawa (Ontario)  K1S 5S8

Courriel : privacyofficer@saegissolutions.ca

1 Sauf indication contraire, toute référence à Saegis inclut Dow’s Lake Court inc. qui excerce ses activités sous les noms de Saegis et de l’Institut de sécurité Saegis.